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Eventos: qué significa efectivamente personalizar?

Da igual si se trata de un evento de empresa, una boda o un aniversario... el objetivo es que cada uno sea único y con pertenencia para quien lo organiza. Aquí una síntesis para enfocarse a la hora del plan.

        Todos desean sorprender. Quien apuesta a un evento -personal o empresario- pone en él una suma de expectativas que es preciso que, por un lado, sean realistas, y por otro, se concreten. El éxito está directamente relacionado a la posibilidad de llevar los anhelos a la realidad. Por ello, habrá que empezar por trabajar sobre esas inquietudes. Más allá de lo que se espera de un evento, lo que seguramente ocurre con todos, es que lo desean único, exclusivo, personal...

       Para comenzar es preciso elegir una temática: sobre qué versará la actividad. Esta idea debe resultar atractiva y convocante para los invitados. En función a ello, elegir los tonos sobre los que se construirá la idea. Texturas y matices ayudan a otorgar identidad.

       A la hora de enviar invitaciones y flyers, sea cual sea el canal que se elija para circular la convocatoria, se debe dejar que la personalidad del evento se note en ellos. Las invitaciones y mails deben ser, además, acordes con la temática del evento (lo mismo si cuenta con entradas).

       La ambientación es clave a la hora de gestionar personalización. No se trata sólo de tonos y decorado, también de materiales, luminarias, espacios, cartelería y mobiliario. La presentación del personal disponible para el servicio y el uso de los espacios serán reveladores del estilo.

       El catering también deberá acompañar la estrategia global, sumando aún más identidad. No sólo se trata de lo que se coma, sino del modo en que los alimentos se expongan en las mesas o se conecten con los invitados. El tipo de bebidas y la cadencia del servicio. Los elementos con que se degusten y hasta el cuidado con el descarte o los utensilios ya usados serán parte de lo que se muestre.

       La dinámica entre la recepción y la despedida de los participantes puede ser una robusta forma de irrumpir con ideas nuevas: situaciones inesperadas o momentos disfuncionales de acuerdo a lo tradicional son algunas de las posibilidades.

       En ese sentido, encontrar un recurso que resulte fuera de sitio de un modo saludable, puede ser un éxito. Por ejemplo, incluir una pequeña pasarela para que los invitados se tomen fotografías al llegar, al estilo de "alfombra roja", puede ser trillado para una avant premier de una película, pero un hallazgo para un baby shower o un cumpleaños de un año.

       Finalmente, los detalles son reyes de la personalización. Más que el souvenir clásico a la salida, es mejor rodear de sorpresas que dejen impacto a lo largo del mismo. Incluso, cuando ya haya terminado, en los días subsiguientes, en el momento en que nadie lo espera, volver a sorprender.

       Inspirarse abundantemente, agregar algo de locura, animarse a cruzar mundos y a hacerlo diferente.